Funktionsweise
Im Bereich des Drittparteienmanagements dreht sich alles um die Verwaltung von externen Dienstleistern. Dazu gehören neben den Stammdaten der Dienstleister, wie Adressen und Kontoverbindungen, auch Informationen zu Verträgen, IKT-Dienstleistungen und Auslagerungen. Vor allem die Regulatorik des Digital Operational Resilience Act (DORA) und des Informationsregisters sind hier im Fokus. Diese können mithilfe einer integrierten PEP-Prüfung gegen verschiedene Listen geprüft und das Ergebnis innerhalb der Software hinterlegt werden. Die Ergebnisse werden innerhalb der Software dokumentiert. Das Modul unterstützt zudem das Risikomanagement in Bezug auf Dienstleister, ähnlich der Funktionalität des Risikomanagementmoduls.
Das Modul für das Drittparteienmanagement ermöglicht eine flexible Abbildung von komplexen Vertragsstrukturen zwischen Gesellschaften und ihren Dienstleistern. Die Erfassung von IKT-Verträgen, das Management von IT-Dienstleistern in Relation der eigenen Gesellschaften und Regulatorik der DORA und des Informationsregisters sind der Kernaspekt des Moduls. Angaben über Vertragsbeziehungen, Auslagerungsverträge und (IT-)Dienstleistungen in Verbindung mit einer stichtagsbezogenen Struktur gesellschaftsinterner Dienstleistungsunternehmen ermöglichen eine detaillierte Auswertung der Strukturen. Die Betrachtung der Beteiligungsstruktur erfolgt sowohl Top-Down als auch Bottom-Up, je nachdem auf welcher Gesellschaftsebene die Analyse durchgeführt wird. Vor allem bei Konzernen mit komplexen internen Dienstleistungsketten ist dies von Relevanz.
Das Erfassen von IT-Dienstleistungen, deren Konditionen und erbrachten Leistungen bietet die Datenbasis für das Informationsregister und die damit verbundenen Meldeverpflichtungen an die BaFin.
Zusätzlich bietet das Drittparteienmanagement-Modul die Möglichkeit, Zeitreihen und Pläne anzulegen, die im Rahmen des Controlling-Moduls genutzt werden können. Mit Hilfe des Limitsystems und des Berichtsdesigners können verschiedene Anwendungsfälle abgebildet werden, um eine umfassende Analyse und Berichterstattung zu ermöglichen.
Vorteile im Prozess und Management
- Drittparteienmanagement durch vielfältige Funktionen
- Verwaltung aller externen Drittparteien
- Stammdatenverwaltung
- Adressen, Rollen, Ereignisse, Kontoverbindungen, Dateien
- Vertragsverwaltung
- Anlegen & bearbeiten von Verträgen
- Dokumentenverwaltung
- IKT-Dienstleistungen in Verträgen verwalten
- Nutzung der Zeitreihen-Logik des Controlling-Moduls
- Einschränkung auf nur im Portfoliomanagement erhobene Daten
- Zugriff auf die anderen Module ist eingeschränkt
- Nutzung des Berichtswesens
- Verschiedene Export- und Import-Möglichkeiten
- Import & Export aus und in MS Excel
- Vielfältige Datenquellen
- Offene und nachvollziehbare Datenstruktur und -ablage
- Flexible und eigenständige Datenablage und -anreicherung möglich
- Hinterlegung von Workflows, Prozessen & Hintergrunddiensten möglich
- Integrierter Berichtsdesigner – siehe Modul Berichtswesen
- Integriertes Änderungsprotokoll- und Rechtesystem
- Betrieb der Software und Datenhaltung in eigener Hand
- Anpassbare Oberflächen und zugrunde liegende Parameter
- Keine Einschränkung auf Gesellschaftstypen und Vertragsarten
- anpassbare Berichte & Fact-Sheets
- Termin- und Wiedervorlagen-System
Vertragsverwaltung
Die Kernfunktionalität in Bezug auf Dienstleister stellt die integrierte Vertragsverwaltung dar. Das Erfassen & Bewerten von IKT-Verträgen im Sinne der DORA-Verordnung unterstützt die regulatorischen Abläufe. Die angelegten Vertragsverbindungen bilden den Kern der Datenstruktur, die nachfolgend im Informationsregister erfasst werden soll. Es können Verträge zwischen den beteiligten Gesellschaften hinterlegt und miteinander verknüpft werden. Dadurch wird der redundante Eingabeaufwand reduziert, da der entsprechende Vertragsdatensatz bei allen beteiligten Parteien verknüpft und angezeigt wird. Die Vertragsverwaltung ermöglicht das nahtlose Anlegen von Verträgen und deren Zuordnung an die jeweiligen Parteien. Vor allem die Erfassung von Vertragsbeziehungen zwischen den Gesellschaften und Dritten wird hierdurch ermöglicht. Speziell die saubere Verarbeitung mit Bezug auf das Informationsregister und die damit einhergehenden Meldeverpflichtungen soll durch das Drittparteienmanagement ermöglicht werden.
- Erfassen verschiedener Vertragstypen
- Erfassung von IKT-Dienstleistungsvereinbarungen und -verträgen
- Auswertung von Verträgen über den integrierten Berichtsdesigner
- Erfassen von Ereignissen zu Vertragspartnern
Drittparteienrisikomanagement
- Drittparteienrisikomanagement
- Risikocontrolling und Risikosteuerung durch vielfältige Funktionen
- Unterstützung des Risikokreislaufes durch Termine, Wiedervorlagen und Berichte
- Bewertung & Controlling von IKT-Dienstleistern
- Risikoerfassung
- Risikobewertung
- Risikosteuerung
- Risikoüberwachung
- Risikokommunikation
Auslagerungscontrolling mit Zeitreihen und Plänen
Das Drittparteienmanagement-Modul greift auf dieselbe Funktionalität der Zeitreihen zu, welches das zentrale Element des Moduls darstellt. Zeitreihen & Pläne bieten die Möglichkeit, stichtagsbezogene Werte in tabellarischer Form zu verarbeiten. Die Daten können aus dem gesamten Modulspektrum der xpecto-Software bezogen und verrechnet werden.
- Erstellung von Plänen mit hierarchischen Posten
- Flexible Betrachtung von Plänen in unterschiedlichen Varianten (global/spezifisch) (z.B. Ist & Soll)
- Konsolidierung und Querverweise von verschiedenen Plänen
- Überwachung der xpectoPro-Buchhaltung oder Anlegerverwaltung
- Verschiedene Datenquellen je Posten und Variante möglich
- Bereits integrierte Standard-Pläne wie Bilanz, CashFlow, GuV
- Beispiele von bereits erfolgreich implementierten Anwendungsfällen
- Bilanz & GuV
- Cashflow
- Vermögensaufstellungen
- NAV- & Leverage-Berechnungen
- Prognose- & Planungsberechnungen
- Buchhaltungsstatistik
- Budgetverwaltung
- Stresstests
Datenquellen und Schnittstellen
Werte im Beteiligungsmanagement-Modul können aus unterschiedlichen Datenquellen stammen. Dabei ergibt sich der signifikante Mehrwert nicht aus der Nutzung einer einzelnen Datenquelle je Plan, sondern aus der Kombination.
- Manuelle Eingabe
- Referenzen
- Formeln
- Skripte
- Importe (MS Excel, Generisch, Buchhaltung)
- SQL
- EZB-Kurse für Wechselkurse
Wählen Sie zwischen Desktop- und Web-Version
Alle relevanten Vertrags- und IKT-Daten werden automatisch für das Informationsregister vorbereitet. Meldungen nach Art. 28 Abs. 3 DORA können digital erstellt, revisionssicher gespeichert und direkt an die Aufsichtsbehörden übermittelt werden.
Verträge zwischen Gesellschaften und Drittparteien lassen sich zentral anlegen, verknüpfen und analysieren. Redundante Eingaben werden vermieden, und regulatorische Anforderungen werden automatisch berücksichtigt.
Das Modul unterstützt Risikoerfassung, -bewertung, -steuerung und -überwachung für Drittparteien und IKT-Dienstleister. Mit Zeitreihen, Plänen und Limitsystemen können stichtagsbezogene Risiken analysiert und Maßnahmen zur Risikominimierung abgeleitet werden.
Es nutzt die im Modul Drittparteien erfassten Daten, um Planungen, Buchhaltung und Szenario-Simulationen durchzuführen. So lassen sich Verträge, Auslagerungen und Risiken transparent auswerten und strategische Entscheidungen fundiert treffen.
Das Modul erlaubt Importe und Exporte über Excel, SQL oder externe Buchhaltungssysteme. Auch manuelle Eingaben, Formeln oder Referenzen lassen sich kombinieren, um umfassende Analysen und konsolidierte Berichte zu erzeugen.
Mit dem integrierten Berichtsdesigner erstellen Sie individuelle Berichte zu Verträgen, Risiken oder Zeitreihen. Die Daten können einfach exportiert (Excel, PDF) oder in andere Systeme eingebunden werden, was interne Prozesse und Audits erheblich vereinfacht.
Das Modul sammelt alle relevanten Stammdaten, IKT-Verträge und Auslagerungen zentral. Sie können Dienstleister Top-Down oder Bottom-Up betrachten, komplexe Vertragsstrukturen abbilden und dadurch Transparenz über interne und externe Dienstleisterketten schaffen.